Nuotolinio darbo etiketas – atsisakykite pižamų ir šlepečių




Pastarieji metai padarė tikrą mąstymo proveržį visuomenėje kalbant apie nuotolinį darbą. Jei anksčiau darbas nuotoliniu būdu buvo novatoriška, modernių biurų ypatybė, tai galiojant griežtiems karantino ribojimams, tai tapo norma daugeliui darbuotojų ir net vadovų. Apie didesnius nuotolinio darbo privalumus, nei trūkumus bei apie tikrą darbo vietų transformaciją kalbamės su vadovavimo konsultantu, personalo ekspertu Sauliumi Jovaiša.

Kokius matote nuotolinio darbo privalumus ir trūkumus? Paskutiniu metu nuotolinis darbas itin išpopuliarėjo, žinoma, tai sąlygojo pandemijos aplinkybės, tai kokius matote argumentus?

Prasidėjus karantinui bei nuotoliniam darbui, mes visi radome jo trūkumų. Ir tai normalu, mes išsigandome – buvo nauja, neįprasta, netikėta. Atrodė, kad tai pasaulio pabaiga, tačiau dabar dauguma žmonių prie to apsiprato.

Kalbėdami apie privalomus ir trūkumus siūlau kalbėti ne tiek apie tai ką mes jaučiame dirbdami tą darbą per nuotolį. Daugiau galvoti apie tai ką mes galime rasti pozityvaus tame darbe per nuotolį, ko mes galime išmokti. Įžvelgti dalykus, kuriuos galėsime naudoti net ir tada kai nebus būtina dirbti nuotoliniu būdu.

Kai taip imi žiūrėti į dalykus, į bet kokį fenomeną, net ir darbą per nuotolį, jis tampa visai kitokiu. Ne tuo kas baisu, o nauja galimybe, kurioje galima rasti kažką naudingo sau pačiam. Manau, kad didžioji dalis žmonių su nauja darbo forma apsiprato, bet jeigu dar susimąstytų ko išmoko patekę į šią keistai neįprastą situaciją. Galų gale tie, kurie dabar jau metus laiko dirbate per nuotolį, pagalvokite kiek fantastiškų dalykų išmokote, kaip stipriai patobulėjo jūsų skaitmeniniai įgūdžiai ir tai išprovokavo tokios aplinkybės.

Ko labiausiai trūksta dirbantiems per nuotolį?

Žinoma, vienas didžiausių iššūkių yra socialinė atskirtis. Esame toliau vieni nuo kitų. Ir tai nugalėti bando dauguma kompanijų su kuriomis man tenka dirbti – įvedamos naujos darbo taisyklės. Kai prasidėjo darbas per nuotolį, mes mėginome jį valdyti taip pat lyg jis vyktų biure, bibliotekoje, mokykloje ar kur kitur. Tai yra lygiai tais pačiais principais, tomis pačiomis taisyklėmis. Bet dauguma organizacijų suprato, kad reikalingos kitos taisyklės.

Pavyzdžiui, žymiai daugiau komunikacijos, žymiai dažnesnės komunikacijos. Daryti neformalius susitikimus per nuotolį. Daugybė kompanijų pasileido atvirus kanalus, kuriuose galima eiti gerti kavos su savo kolegomis, bet kuriuo metu. Jei pasidarė liūdna, tai ir eini. Ir tokiu būdu mėginama kompensuoti baimę, kuri atsirado dirbant per nuotolį.

Mes nebeturėtume lyginti darbas per nuotolį ar darbas ne per nuotolį. Tiesiog galvokime kaip šiuos dalykus sujungti kartu ir supraskime, kad tai ir yra mūsų darbas, daugiau nieko.

Kaip pasikeitė vadovo vaidmuo, ką reiškia būti direktoriumi per nuotolį?

Vadovavimas per nuotolį, tai iššūkis, kuris parodo kiek vadovai apskritai pasiruošę dirbti vadovo darbą. Tai tiesiog dar vienas iššūkis su kuriuo susiduria visi vadovai. Jei tu, iš esmės, esi įgudęs būti vadovu, tai per pakankamai trumpą laiką turėtum būti pasiruošęs komunikuoti per nuotolį tuos pačius svarbius dalykus, kuriuos komunikavai bendraudamas gyvai.

Nežinau ar pastebėjote ar ne, bet per nuotolį vadovai žymiai greičiau išmoko to, ko mes taip ilgai su jais mokėmės. Pavyzdžiui, per susirinkimus kalbėti po vieną. Pastebėjote, kad žymiai sunkiau nutraukinėti žmones, kai susitikimai vyksta per nuotolį? Arba, įdėmiau klausyti, nes žymiai svarbiau išgirsti.

Dažniausias iššūkis vadovams ir yra – klausyti. Mes nelabai to mokame. O naujos aplinkybės privertė pradėti to mokytis. Ir komunikuoti vadovai ėmė žymiai trumpiau, aiškiau, trumpesniais sakiniais ir dėmesingai, stebėdami pašnekovo kūno kalbą, nuolat pasitikrindami ar žmonės tave supranta. To paties reikėjo ir normaliame gyvenime, tik nuotolinio darbo sąlygomis to reikia žymiai labiau.

Manau, vyksta didžiulis komunikacinis vadovų tobulėjimas. Jie žymiai geriau supranta, kokia komunikacija kaip veikia. Tačiau, tai galioja tiems, kurie tam pasiruošę, tiems kurie savo darbą dirbo gerai. Jie gana lengvai adaptavosi, tiesiog ėmė dažniau bendrauti su savo darbuotojais, tokiu būdu darbuotojams tapo ženkliai paprasčiau suprasti ko iš jų tikimasi. O vadovai, kurie nemoka komunikuoti gyvai, to nemoka daryti ir per nuotolį.

Nuotolinių verslo susitikimų etiketas. Kaip manote, kas yra tinkamas įvaizdis nuotoliniame susitikime?

Pasikeitusiuose verslo susitikimuose, turėtume įvertinti naujus gero tono elementus. Pavyzdžiui, prastas – geras interneto ryšys, kuris prilygsta žmogaus higienai. Arba įrangoje, kuria naudojatės, turi būti prieinamos skirtingos platformos – zoom, teams, google meet ar panašios. Išlieka ir kitos labai svarbios taisyklės, galiojusios ir gyvuose susitikimuose, kad ir punktualumas.

Įdomi detalė – kinta susitikimų trukmė. Vis daugiau žmonių pastebi, kad jei karantino pradžioje susitikimų grafikai buvo tokie, kad vos vienam pasibaigus, prasidėdavo kitas. Kitaip sakant iš žmonių buvo atimta galimybė pasidaryti kavos puodelį ar nubėgti iki tualeto, tai dabar imta suprasti, kad susitikimus reikia daryti ne 60 min., o 45 min. Tam, kad žmonės turėtų laiko įkvėpti ir iškvėpti. Tuomet jie tampa žymiai produktyvesni. Manau, tai irgi naujasis etiketas.

Kokios skaitmeninės priemonės padeda stiprinti kiekvieno pašnekovo įvaizdį nuotoliniame susitikime?

Kaip žinia, komunikuojant, didžiąją dalį to kaip mus supranta, kuria neverbalinė komunikacija, kitaip sakant mūsų mimikos, žvilgsniai, akių kontaktas, rankų, kojų judesiai. Todėl reikšminga detalė yra tai, kaip ir kiek jūsų mato pašnekovas, kokia jūsų veido padėtis. Jei jūs vadovas, komunikuojame su savo žmonėmis ir esame išsijungę kamerą, pirmiausia ko netekote – pažeidėte savo gebėjimą daryti įtaką.

Paeksperimentuokime, ką jausite, jei aš kalbėsiu su jumis apie svarbius dalykus, o matysite tik mano galvą arba pusę galvos? Ar bus labai smagu į mane žiūrėti ir girdėti tai ką aš sakau? Arba aš komunikuosiu su jumis, kai mano kamera nukreipta iš viršaus arba taip, kad matytųsi visas veidas ir bent dalis kūno? Ši regis smulkmena, keičiasi mūsų gebėjimas daryti įtaką. Jei kadre atrodau kvailai arba nuolat matosi mano nosis, tai mano kolegos, kurie yra kitoje kameros pusėje, greičiausiai daugiau galvoja apie mano nosį, negu apie tai ką aš sakau. Tai padėkime jiems galvoti apie dalykus, kurie yra iš tiesų svarbūs, nesukurkime jiems nereikalingų dirgiklių, o tai ir yra etiketas.

Ir kameros pozicijos klaidos pokalbio metu, nėra tik karantino pradžios ypatybė, jos dažnos ir šiandien. Įsijungus televizijos žinias, kiekvieną dieną matome garbius ponus ir ponias, vis dar kalbančius savo nosimi. Deja, reikšmingas pokytis dar neįvyko. Tačiau verslo aplinkoje į tai kreipiamas dėmesys šiek tiek didesnis, nes ten yra svarbu laikas ir įtaiga. Manau, kad tai turėtų būti būdinga ir politikams, ir kitiems žmonėms, kurie kalba viešai per žiniasklaidos priemones, tačiau ne visi apie tai susimąsto. Smulkmena, bet svarbi.

Ar apranga nuotolinio susitikimo metu išlieka svarbi?

Žmonėms, kuriems dažnai tenka dirbti ir spręsti sudėtingus klausimus, svarbus grafikas. Jei rimtai žiūri į savo darbą, eina į nuotolinį susitikimą lygiai taip puikiai apsirengę, kaip eidami į susitikimą gyvai. Jie nedėvi pižamos ir šlepečių. Tai svarbu, jei norite, kad būtumėte geriau priimami, bet to padeda išlaikyti pasitikėjimą savimi ir tai taip pat etiketo dalis.

Laikas nebekalbėti apie nuotolinį darbą kaip atskirą reiškinį, o laikas kalbėti apie kompleksinį darbą arba mišrų darbą ir tiek. Tai yra dar viena papildoma sąlyga mūsų darbui.

Saugus elgesys internete, ar galime jį vadinti naujojo etiketo dalimi?

Dirbdami per nuotolį mes visi labai susiję, todėl svarbu, galvoti apie tai, kaip nepridaryti problemų pašnekovui ar pašnekovams. Pirmiausia pasirūpinti savo skaitmeninių įrenginių bei tinklų higieną. Jie turi būti saugus, o jūs negalite slėptis po „nežinojau“ kauke, turite pradėti domėtis, kaip turiu saugiai elgtis internete, kad pagavęs kenksmingą turinį netapčiau jo platintoju, kad ir nesąmoningu. Manau, kad tai galėtų tapti naujosios realybės etiketo dalimi.

Kaip palaikyti gerą atmosferą dirbant nuotoliniu būdu?

Pirma taisyklė –bendravimų skaičius turi padažnėti maždaug penkis kartus. Taip sako žmonės, kurie tyrinėja elgseną naujoje realybėje. Darbdavys turėtų padidinti bendravimo kiekį 5 kartus.

Dar vienas svarbus momentas – neformalus bendravimas. Dirbdami biure prasilenkdami koridoriuje pasiteiraudavome vienas kito, kaip gyvena šuniukas ar kaip sekasi anūkei. Nuotolinio darbo ypatybė, kad to negalime padaryti, nebent specialiai tam skirsime laiką. O tai labai svarbu. Todėl specialistai rekomenduoja įvesti ne tik darbinius susitikimus, bet ir nedarbinius lygiai taip pat. Taip kompensuoti nuotolį ir apatiją.

Nuotolinio darbo išbalansuotą psichologinę atmosferą kolektyvo viduje galima atstatyti, tiesiog tai iš darbdavio reikalauja papildomų pastangų, permąstant kaip papildomai jis gali padėti savo žmonėms.

Kiek laiko verta skirti neformaliam bendravimui?

Sunku atsakyti kiek laiko per savaitę verta skirti pokalbiams prie kavos. Tuo ir gražus šis laikotarpis, nes tai naujų taisyklių kūrimosi laikas. Mes turime eksperimentuoti. Tai daro IT pasaulis, jis eksperimentuoja. Ir mes tai turime daryti. Manau, kad reikia susėsti su komanda ir sakyti, klausykite žmonės gerieji, kiek mes tam galime skirti laiko per savaitę? Antradienį, ketvirtadienį mes turime šiaip pokalbius apie gyvenimą. Tinka? Tinka, stebime ar pasiteisina. Trūksta – didinam, per daug – mažiname.

Kaip reikėtų kontroliuoti darbuotojų atliekamas užduotis, tačiau netapti žandaru?

Naujojoje realybėje gera tuo, kad vadovai priversti fokusuotis ne į tai kiek žmogus dirba, o kiek padaro arba ką padaro. Kitaip sakant į rezultatą. Manau, mus kaip vadovus ugdo pasitikėti savo pavaldiniais. Tačiau turime turėti sistemą, kuri padėtų kontroliuoti tarpinius rezultatus, užbaigtus darbus ir panašiai. Taigi, vadovai turėtų fokusuoti dėmesį į tarpinius rezultatus, užbaigtus darbus, o ne į tai kiek žmogus dirba, ką jis daro, kada konkrečiai jis tai daro ir panašiai. Naujoje realybėje vadovai priversti suteikti darbuotojams tą laisvę, ir padėti jiems prisiimti atsakomybę – pasitikėdami ir kontroliuodami rezultatą.

Ką patartumėte, kaip padėti darbuotojams jaustis saugiais šioje pakitusioje darbo aplinkoje?

Norėčiau atkreipti dėmesį darbdavių vadovų, jūsų pareiga – padėti savo žmonėms, pavyzdžiui, užtikrinti saugumą. Juk taip užtikrinsite ir savo organizacijos saugumą. Kitaip tariant nueikite pas darbuotoją ir paklausti kaip aš tau galiu padėti, kad tavo ryšys ar skaitmeniniai įrenginiai būtų saugesni. Pradėkime nuo to, gal būt reikalingi mokymai, kad žmonės nepabėgtų nuo minčių apie saugų elgesį ir žinotų kaip elgtis ištikus incidentui.

Nuotolinis darbas niekur nedings. Nereikia galvoti, kada bus taip kaip buvo, reikia galvoti kaip viskas bus toliau – žvelgti į priekį. Mūsų laukia kombinuotos darbo sąlygos, kombinuotas darbo laikas, todėl saugumas – labai svarbu.